VeriFactu: cuándo es obligatorio y qué hacer ahora

A fecha de 19 de octubre de 2026, VeriFactu sigue siendo obligatorio el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de empresas. El 5 de octubre, Hacienda anunció que quiere retrasarlo a octubre de 2028, pero ese retraso todavía no está aprobado. Hasta que se publique en el BOE, las fechas que cuentan son las de 2027.

En esta guía verá qué es VeriFactu en pocas palabras, si le afecta, qué cambia en su forma de facturar y qué conviene hacer ahora, se apruebe o no el retraso.

¿Qué es VeriFactu, en pocas palabras?

Es el nombre que se le da a las nuevas reglas para los programas con los que se hacen facturas, recogidas en el Real Decreto 1007/2023. Desde las fechas obligatorias, el programa con el que usted factura tiene que:

• Guardar cada factura de forma que no se pueda borrar ni cambiar sin dejar rastro. Si hay que corregir algo, se hace con otra factura que lo deja registrado.
• Poner un código QR en cada factura. Quien la recibe puede usarlo para comprobarla en la web de Hacienda.
• Funcionar de una de estas dos formas:
  • Enviar a Hacienda un resumen de cada factura en el momento de hacerla. Es la modalidad «VERI*FACTU», que da nombre a todo.
  • Guardar todos los registros firmados electrónicamente, para entregarlos si Hacienda los pide.

Para la mayoría de pymes y autónomos, la primera es la más sencilla: el envío lo hace el propio programa.

¿Cuándo es obligatorio?

Las fechas vigentes son las del Real Decreto-ley 15/2025, que ya retrasó VeriFactu una vez. La de octubre de 2028 sale de la nota de Hacienda del 5 de octubre de 2026. Su objetivo es que VeriFactu coincida con la factura electrónica obligatoria, que para las empresas que facturan hasta 8 millones de euros al año llegará en octubre de 2028.

Hacienda ha dicho también que las garantías técnicas (que las facturas no se puedan alterar, que se guarden y que se puedan seguir) se mantendrán prácticamente igual. Es decir: lo más probable es que cambie la fecha, no lo que hay que hacer.

¿Le afecta a su empresa?

Sí le afecta si es autónomo o empresa con domicilio fiscal fuera del País Vasco y Navarra y hace sus facturas con un programa. Da igual a quién factura (a empresas o a particulares) y da igual que sean facturas completas o tiques (facturas simplificadas). La caja registradora o el TPV de una tienda también cuentan.

No le afecta si:

• Está en el SII (Suministro Inmediato de Información), el sistema por el que muchas empresas grandes ya envían sus facturas a Hacienda casi al momento.
• Tributa en el País Vasco o Navarra. Allí rigen sus propias normas, como TicketBAI.
• Hace las facturas a mano, en un talonario.

¿Y si factura con Excel o Word? Aquí está la duda más común, y la respuesta no es un «no» claro. En la consulta vinculante V2045/2025, Hacienda (la Dirección General de Tributos) explica que una hoja de cálculo o un procesador de textos puede contar como programa de facturación si guarda y trata los datos de las facturas. Si usted usa Excel de forma habitual para numerar, guardar y sacar el libro de facturas, no dé por hecho que está fuera. Coméntelo con su gestoría.

¿Qué tiene que hacer ahora?

Aunque el retraso se apruebe, conviene usar estos meses para ordenar cómo se factura en su empresa. Así no le pilla con prisas ni le toca cambiar de programa dos veces.

1. Haga la lista de todos los sitios desde los que se emiten facturas o tiques: el programa de facturación, el TPV de la tienda, la tienda online, el programa de gestión, alguna plantilla de Excel que todavía se usa…

2. Pregunte a su proveedor de software, por escrito:

   • si el programa ya está adaptado a VeriFactu;
   • si tiene la declaración responsable que la ley exige a los fabricantes;
   • y si hará también la factura electrónica.

   Guarde la respuesta.

3. Si factura con Excel o Word de forma habitual, decida ya con qué lo va a sustituir.

4. Si hace muy pocas facturas, mire la aplicación de facturación gratuita de la Agencia Tributaria. Funciona en la modalidad VERI*FACTU y puede bastar a un autónomo con poco volumen.

5. Elija pensando en 2028, no solo en VeriFactu. El programa que elija ahora debería cumplir también con la factura electrónica obligatoria, para no hacer el cambio dos veces.

Errores frecuentes

• Dar el retraso por aprobado. A día de hoy es una previsión. Si no se publica a tiempo, las fechas de 2027 siguen en pie.
• Pensar que solo afecta a las facturas «de verdad». Los tiques del TPV también cuentan.
• Creer que con Excel se está fuera. Depende de cómo lo use; si lleva su facturación en él, puede contar como programa de facturación.
• Cambiar de programa dos veces: uno para VeriFactu y otro para la factura electrónica. Es la misma decisión y conviene tomarla una sola vez.
• Olvidar que lo que se sanciona es tener un programa que no cumple. La multa prevista para quien lo tenga es de 50.000 € por cada ejercicio, según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Se sanciona tenerlo, aunque no se use.

Qué vigilar en los próximos meses

• La publicación en el BOE del nuevo calendario. Hasta entonces, 1 de enero y 1 de julio de 2027.
• Los cambios técnicos que Hacienda ha anunciado para que VeriFactu y la factura electrónica funcionen juntos.
• Las respuestas de su proveedor de software, sobre todo si le da una fecha de adaptación.

En muchas empresas el problema no es la norma, sino que se factura desde tres sitios distintos y nadie sabe cuál cumple.